О хранении копий документов работника в его личном деле

Роскомнадзор против хранения копий документов работников, но ряд экспертов по персональным данным видит возможным хранение копий документов при условии дополнительного обоснования

Денис Лукаш

Проверено экспертом

Денис Лукаш

Профессиональный DPO, юрист в области информационного права

10.10.2023

Вправе ли работодатель хранить копии документов работника в личном деле последнего?

Однозначной позиции среди надзорных органов нет.

  1. Роструд полагает, что хранение возможно при условии получения согласия работника на обработку персональных данных. Недавно мы публиковали письмо с соответствующей позицией. 
  2. Роскомнадзор, напротив, считает хранение копий документов работника работодателем избыточным по отношению к заявленным целям обработки персональных данных (ч. 5 ст. 5 №152-ФЗ).

Судебная практика в большей степени разделяет второй подход:

  1. В одном из дел указано, что сбор информации о серии и номере паспорта, месте рождения и пр. является избыточным, поскольку “для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность” (дело №А53-12557/2013).
  2. Более того, хранение копий документов “нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству” (дело №А53-13327/2013).

Несмотря на позицию Роскомнадзора, ряд экспертов по персональным данным видит возможным хранение копий документов при условии дополнительного обоснования (но и тут есть различные подходы). При этом обработку копий документов нужно учитывать в ЛНА и вовремя удалять в соответствии с актом.

Если Роскомнадзор усмотрит нарушение, работодателя привлекут к ответственности по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Читайте аналитические заметки в телеграм-канале Privacy Expert

Свяжитесь с нами

Я бот
Я человек
Logo
Юридическая компания "Лукаш и партнеры"
Услуги DPO и юристов в области защиты персональных данных и TMT

Контакты

г.Москва, ул. Правды, д.24
(м. Белорусская, м. Савёловкая, RE:WORK)
Подписывайтесь на ресурсы
Активный чат экспертов по ПД